Primeiro funcionário sendo MEI: o que muda no custo, no eSocial e quando o limite de uma vaga pesa

Um cliente fixo pediu para você ficar três dias por semana e o trabalho já não cabe em você sozinho. Você quer contratar uma pessoa, mas é MEI, e a dúvida é direta: pode? Pode, com limites bem claros, e quem ignora esses limites paga caro depois.

Aqui está o ponto de partida. O MEI (Microempreendedor Individual) pode ter um único empregado, que receba um salário mínimo ou o piso salarial da categoria, o que for maior. Não existe segunda vaga. Se a atividade exigir duas pessoas, o enquadramento deixa de servir, e isso muda o que você paga todo mês.

O que de fato muda no seu custo

Contratar não deixa o MEI igual ao que era. A pessoa contratada tem carteira assinada, e você passa a ter obrigações extras. As principais:

• Contribuição previdenciária patronal de 3% sobre o salário do empregado, paga junto com o FGTS.
• Depósito do FGTS de 8% do salário.
• Seu próprio DAS continua igual, com o INSS de 5% do salário mínimo.

Somando, com o empregado ganhando um salário mínimo, o custo mensal fica acima do salário em torno de 11%, mais os encargos de férias e 13º, que precisam ser reservados por você. Como o salário mínimo muda todo ano, confira o valor vigente antes de montar a conta. Uma regra prática de bolso: reserve uns 30% a mais do que o salário combinado para cobrir férias, 13º e encargos. Essa é uma ordem de grandeza, não um cálculo exato.

Passo a passo para contratar com prazo

Quem faz o processo todo online resolve em poucos dias. Veja a sequência:

1. Cadastre-se como empregador no eSocial (governo federal). O MEI usa o eSocial simplificado, com acesso por conta gov.br nível prata ou ouro. O cadastro leva em torno de 30 minutos se você já tem a conta.
2. Reúna os dados do empregado: CPF, PIS/NIS se tiver, endereço, escolaridade e data de nascimento. Leva um dia, se a pessoa já entregou os documentos.
3. Registre o contrato antes do primeiro dia de trabalho. O prazo é até o dia anterior ao início. Atrasar o registro gera multa por trabalhador sem registro, e esse é o erro mais comum de quem contrata de afogadilho.
4. Informe a admissão no eSocial. O sistema gera o evento de admissão na hora.
5. Pague a guia mensal do FGTS e da contribuição patronal até o dia 20 do mês seguinte. Antes, você precisa informar a folha no sistema.

Se o eSocial parecer mais complicado do que seu negócio comporta, um contador de confiança resolve a primeira contratação por um valor que varia, mas costuma ser pequeno diante do custo de errar o registro.

E o seu MEI, continua o mesmo?

Sim, desde que o empregado seja um só e o faturamento fique no limite do MEI, que atualmente é de R$ 81 mil por ano (R$ 6.750 por mês em média). Esse é o teto que importa: contratar costuma ser sinal de que o movimento cresceu, e quem passa do limite precisa olhar se continua no regime ou migra para outro.

Uma conta que vale fazer antes de contratar: se o salário mínimo mais encargos consomem um terço do que o trabalho adicional vai gerar, a contratação ainda faz sentido? Ou seria melhor começar pagando outro MEI por tarefa? A segunda opção é possível, desde que a relação seja de prestação de serviço mesmo, sem subordinação, horário fixo e exclusividade, porque nesse caso pode ser reconhecido vínculo de emprego.

Um exemplo para ancorar. Imagine um MEI de confeitaria que fatura bem em datas como Natal e Páscoa e decide contratar um ajudante de cozinha em tempo integral. Com o salário mínimo vigente mais encargos e reserva, o custo real da vaga fica algo como 30% acima do salário nominal ao longo de doze meses. Se a produção extra não gera pelo menos isso em margem, a vaga vira prejuízo, mesmo com a casa cheia nas datas fortes. Faça essa conta com os seus números, não com os de outro negócio.

Há ainda a alternativa de contratar apenas nos meses de pico. O contrato por prazo determinado existe, tem regras próprias de duração e de indenização no fim, e deve ser combinado por escrito desde o começo. Vale entender isso antes de prometer ao candidato qualquer coisa.

Quando contratar sai caro

Três situações merecem cuidado:

A primeira é contratar um parente, amigo ou “ajudante” sem registro. Mesmo informal, se há rotina, ordem e pagamento regular, o risco trabalhista existe, e a conta aparece quando a relação termina.

A segunda é assumir o segundo empregado “só por um tempo”. Não existe tolerância: o desenquadramento do MEI por excesso de empregados pode ser exigido, com efeito retroativo à data da irregularidade, e o que você pagou como MEI pode ser recalculado.

A terceira é contratar sem reservar o dinheiro de férias e 13º. Quem gasta tudo no mês e esquece de reservar aperta no fim do ano.

A hora de olhar para outro enquadramento

Se você já precisa de duas pessoas, ou o faturamento passa do teto, a conversa deixa de ser sobre contratar e passa a ser sobre migrar para microempresa no Simples Nacional. Nesse regime, o imposto é calculado sobre o faturamento por uma tabela de alíquotas e não há mais limite de um empregado. O custo mensal tende a ser maior, e a decisão merece uma conversa com contador sobre o seu caso, porque depende da atividade.

Depois de contratar, guarde por pelo menos alguns anos o contrato de trabalho, os comprovantes de pagamento do salário, os recibos de férias e as guias pagas do FGTS e da contribuição. Em caso de dúvida futura, são essas provas que mostram que você cumpriu a lei. Também entregue ao empregado o recibo de pagamento todo mês: ele precisa existir, mesmo que o pagamento seja por Pix.

E lembre da Declaração Anual do MEI, que passa a informar a existência de empregado. Ela é obrigatória todo ano, até 31 de maio, e esquecer dela cria um segundo problema sobre o primeiro.

Perguntas frequentes

Posso contratar alguém por meio período sendo MEI?

Pode, desde que seja o único empregado. O salário não pode ficar abaixo do mínimo proporcional ou do piso da categoria, conforme a jornada combinada.

Preciso de contador para ter um empregado?

Não é exigido, mas muita gente contrata um na primeira vez para configurar o eSocial e conferir o cálculo dos encargos.

O que acontece se eu contratar um segundo empregado?

O MEI perde o enquadramento e passa a ter que migrar para outro regime. Confira com a Receita a data e as regras de efeito do desenquadramento.

MEI pode pagar o salário abaixo do piso da categoria?

Não. O piso da categoria vale quando é maior que o salário mínimo, e a convenção coletiva da sua atividade define esse valor.