Nota fiscal do MEI: quando emitir, como emitir e o prazo que não pode passar

Você fechou o primeiro serviço como MEI, o cliente é uma empresa e pediu a nota fiscal. Você abre o portal, vê um monte de opções e trava: preciso emitir? Para quem? Em qual sistema? Se a dúvida é essa, o texto abaixo percorre o processo com prazo e passo, sem pressupor que você conhece o vocabulário.

Antes, duas siglas. MEI é o Microempreendedor Individual, a forma mais enxuta de formalização, com faturamento limitado por ano. DAS é o Documento de Arrecadação do Simples Nacional, a guia mensal que o MEI paga e que reúne os tributos em um valor fixo.

Quando a nota é obrigatória e quando é opcional

A regra geral é esta: o MEI é obrigado a emitir nota fiscal quando vende ou presta serviço para outra empresa, isto é, para quem tem CNPJ. Quando o cliente é pessoa física, a emissão é opcional, a menos que a pessoa peça. Se pedir, você emite.

Na prática, isso significa que quem atende só consumidor final pode passar a vida sem emitir nota, e quem atende empresas precisa emitir sempre. Se você tem os dois tipos de cliente, convém criar o hábito de emitir para todos, porque a nota é seu comprovante de renda e facilita comprovar faturamento mais tarde, para crédito ou para qualquer análise.

Passo a passo para emitir

O caminho mais usado hoje é o emissor nacional, no ambiente oficial do governo. Os detalhes de tela mudam, então confira sempre o que o portal mostra, mas a sequência é esta.

1. Entre com sua conta gov.br. É preciso ter nível de segurança compatível com o acesso, e o próprio portal orienta como elevar a conta se necessário. Leva alguns minutos, mas faça antes de ter o cliente esperando.
2. Confirme seus dados de CNPJ e o código do serviço. A atividade que você descreve na nota precisa estar entre as atividades do seu cadastro. Se não estiver, o sistema pode recusar, e o caminho é atualizar o cadastro antes.
3. Preencha os dados do cliente. Nome ou razão social, CNPJ ou CPF, endereço. Confira o número duas vezes: nota com dado errado dá trabalho para corrigir.
4. Descreva o serviço e informe o valor. A descrição deve ser clara o bastante para que, daqui a um ano, você saiba o que cobrou.
5. Emita, salve o arquivo e envie ao cliente. Guarde uma cópia numa pasta organizada por mês. Em caso de fiscalização, você vai agradecer.

Em alguns municípios, a emissão de nota de serviço ainda segue o sistema da prefeitura. Se o portal nacional não funcionar para sua cidade, consulte o site da prefeitura ou a Secretaria de Finanças.

Quanto custa, e o que muda no imposto

Emitir nota não gera cobrança adicional. O MEI paga o DAS em valor fixo mensal, que é uma fração do salário mínimo mais um valor pequeno de ISS e/ou ICMS, conforme a atividade. Na casa de algumas dezenas de reais por mês, o valor muda quando o salário mínimo muda, então confira a guia do mês.

O que emitir muda é o seu controle do faturamento. Como existe um limite anual para ser MEI, hoje de R$ 81 mil por ano, confirme o valor vigente antes de planejar, a soma das notas ajuda a acompanhar quanto falta para chegar lá. Passar do limite sem perceber traz consequências de enquadramento, e é bem mais fácil acompanhar mês a mês do que descobrir no fim do ano.

Erros que mais aparecem

O primeiro é emitir a nota com atividade que não consta no cadastro. O segundo é esquecer de registrar uma venda no relatório mensal porque o cliente era pessoa física e não pediu nota. O terceiro é perder o prazo do DAS e acumular juros e multa, que crescem a cada mês de atraso. Para este último, uma saída é programar um lembrete no celular para o dia 15 de cada mês, e pagar com antecedência.

Se você já errou algum desses pontos, o caminho costuma ser regularizar logo, porque a dívida só aumenta com o tempo. O portal do Simples Nacional permite emitir guia atualizada e parcelar, em geral, e vale conversar com um contador se o valor for grande. Aqui não é orientação individual: cada caso depende dos detalhes.

Um exemplo para visualizar o ano

Imagine uma designer que atende duas agências e várias pessoas físicas. As agências têm CNPJ, então cada trabalho para elas gera nota. Os clientes pessoa física pedem recibo de vez em quando. No fim de cada mês, ela soma tudo, preenche o relatório mensal e paga o DAS. Se em março faturou R$ 5.000 e em abril R$ 9.000, nenhum dos dois meses estoura o limite, mas ela vê que, mantido o ritmo de abril, o ano passa do teto de R$ 81 mil. Então começa a planejar: vai manter o ritmo, mudar de enquadramento ou segurar novos contratos?

Esse tipo de leitura só é possível porque ela registra tudo. Sem nota e sem relatório, a conta aparece só quando já é tarde. Com os registros em dia, a decisão chega com antecedência, e você escolhe em vez de ser surpreendido.

Quando o faturamento começa a se aproximar do limite

Se a soma do ano passa de dois terços do limite antes do meio do ano, vale parar e fazer a projeção do restante. Há regras específicas para quem ultrapassa o teto, e o impacto depende de quanto passou: uma pequena margem tem tratamento diferente de um excesso grande. Como as regras mudam e variam conforme o caso, a conversa com um contador nessa hora costuma compensar o custo, mesmo que seja uma consulta única.

Ao mesmo tempo, não encare o limite como inimigo. Passar dele significa que o negócio cresceu, e mudar de enquadramento é uma etapa normal desse crescimento. O importante é que a mudança seja planejada, com tempo para entender as obrigações novas, e não descoberta numa notificação.

Perguntas frequentes

Preciso de contador para emitir nota?

Para a emissão em si, não. O MEI consegue emitir sozinho. Um contador ajuda em dúvidas de enquadramento e em situações fora do comum.

Posso emitir nota de produto e de serviço?

Depende da sua atividade cadastrada. Cada tipo usa um sistema ou modelo de nota próprio, então confirme qual se aplica ao que você vende.

E se o cliente não pagar a nota?

A nota é um registro da venda, e o pagamento é uma questão entre você e o cliente. Guarde as provas da prestação do serviço e converse com o cliente antes de pensar em cobrança formal.

Por quanto tempo guardo as notas?

Mantenha por pelo menos cinco anos, que é o prazo comum para questionamentos fiscais. Se tiver dúvida, confirme com um contador.